Privacy Policy: Work Smarter Nederland

Waarom een Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is gericht naar iedereen die in het kader van het Work Smarter 2023 evenement persoonsgegevens met ons deelt (hierna: “je”, “jij” en “jou”). Wij willen jou in heldere taal vertellen waarom we bepaalde informatie van jou nodig hebben en wat we met jouw persoonlijke gegevens doen. Niet alleen omdat we daar wettelijk toe verplicht zijn, maar vooral omdat we transparantie en privacy belangrijk vinden.

Uiteraard streven wij ernaar om de regels rond gegevensbescherming uit de Europese en Belgische wetgeving zo goed als mogelijk na te leven, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG. Daarom trachten we jou steeds de mogelijkheid te bieden om deze privacyverklaring te raadplegen vóór je persoonlijke informatie met ons deelt. Zo weet je telkens precies wat je mag verwachten en kan je een weloverwogen beslissing nemen.

Deze Privacyverklaring werd specifiek opgesteld met het oog op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Work Smarter 2023 evenement. Om een volledig beeld te hebben van hoe de verschillende Organisatoren met persoonsgegevens omspringen, lees je best ook hun afzonderlijke privacyverklaringen zoals die te vinden zijn op hun website.

Welke informatie hebben we over jou?

WIj verzamelen volgende persoonsgegevens van iedereen die geregistreerd is als aanwezige op ons Work Smarter 2023 evenement:

• Naam

• Voornaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Adres

• Functie

• Bedrijf

Merk op dat we deze gegevens soms niet rechtstreeks van jou ontvangen. Het gebeurt dat je niet zelf je ticket koopt, maar dit aan iemand anders overlaat. Die persoon zal dan jouw persoonsgegevens met ons delen.

Wanneer je een ticket koopt voor iemand anders en daarbij de persoonsgegevens van die persoon met ons deelt, geef je aan gemachtigd te zijn om deze gegevens met ons te delen en verzeker je ons dat de betrokken personen voldoende zijn geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens zoals uiteengezet in deze privacyverklaring.

Als je ook daadwerkelijk komt opdagen op de dag van het evenement, dan is het mogelijk dat je gefotografeerd en/of gefilmd wordt. Meer info daarover in het deel ‘Wat doen we met je informatie?’.

Wat doen we met je informatie?

We hebben jouw persoonsgegevens in de eerste plaats nodig om jouw inschrijving te kunnen registreren en bevestigen.

Eens je inschrijving rond is, zullen we jou in aanloop naar het event wat informatieve e-mails toesturen, zodat je weet wat je te wachten staat.

Daarnaast willen we jou na afloop van het bewuste evenement uiteraard al warm maken voor toekomstige evenementen. Wie verder ook graag meer wil weten over de producten en diensten van de verschillende Organisatoren kan dit zelf aangeven door tijdens het bestelproces de daarvoor voorziene checkbox aan te vinken. Al deze communicatie gebeurt in de vorm van marketing e-mails. Je bent op elk ogenblik vrij om je van deze communicatie uit te schrijven.

Tot slot is het mogelijk dat je tijdens het evenement gefotografeerd en/of gefilmd wordt. Je kan je hier - op voorhand of op het moment zelf - steeds tegen verzetten. Indien je duidelijk herkenbaar bent op bepaalde gepubliceerde foto’s of videobeelden, dan kan je steeds vragen dat we de publicatie van de bewuste foto’s/beelden ongedaan maken. Wanneer het louter en alleen gaat om sfeerbeelden, waar je als individu niet (eenvoudig) op herkend kan worden, dan zal je je daarentegen niet kunnen verzetten tegen de publicatie van die beelden.

Overzicht (Juridisch):

Verwerkingsactiviteit	Doel van de verwerking	Rechtsgrond
Registratie van inschrijving (bevestigingsmail)	Goede organisatie van het evenement	Uitvoeren van overeenkomst
Informatieve communicatie omtrent het Work Smarter evenement waar de betrokkene voor is ingeschreven	Goede organisatie van het evenement	Gerechtvaardigd belang Geen mogelijkheid om je hiertegen te verzetten gezien de minimale privacy impact en het zwaarder wegend belang van de onderneming
Marketingcommunicatie in de vorm van uitnodigingen voor toekomstige Teamleader evenementen	Marketing	Gerechtvaardigd belang opt-out steeds mogelijk
Marketingcommunicatie in de vorm van informatie over de producten en diensten van Teamleader	Marketing	Toestemming kan steeds worden ingetrokken
Foto- en videografie tijdens het evenement	Marketing	Gerechtvaardigd belang Deelnemers worden op voorhand geïnformeerd dat er gefotografeerd en gefilmd zal worden Mogelijkheid om aan te geven dat men niet gefotografeerd en gefilmd wil worden Mogelijkheid om achteraf te vragen dat bepaalde foto’s of beelden verwijderd worden

Delen we je persoonlijke gegevens met anderen?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met het oog op de goede organisatie van Work Smarter 2023 en de interne zakelijke doeleinden van de verschillende Organisatoren. In het kader daarvan kunnen wij wel beroep doen op externe partijen. Dergelijke externe partijen mogen jouw persoonsgegevens slechts volgens heel duidelijk afgelijnde instructies verwerken.

Concreet doen wij beroep op volgende gegevensverwerkers:

• Voor de online ticketverkoop:

Eventbrite, Inc.
95 Third Street, 2nd Floor, San Francisco, California,
94103, Reg. No. 4742147

https://www.eventbrite.com/

• Voor het onthaal met badge printing:

Deze partij moeten we nog selecteren, maar zal in ieder geval een onderneming gevestigd in de Europese Unie zijn.

Om een optimale bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten met deze externe partijen. Deze overeenkomsten bepalen onder andere dat zij de nodige technische en organisatorische maatregelen moeten nemen om jouw persoonsgegevens veilig te verwerken en dat zij jouw persoonsgegevens uitsluitend mogen verwerken binnen de grenzen die wij bepalen (en dus niet voor hun eigen doeleinden).

Merk op dat Eventbrite een Amerikaans bedrijf is. Aangezien jouw persoonsgegevens buiten de EU worden verwerkt, maakten we de nodige aanvullende contractuele afspraken met deze partij, rekening houdend met de modelcontractbepalingen (‘standard contractual clauses’) zoals gepubliceerd door de Europese Commissie.

Graag wijzen we je er ook nog op dat je op het evenement gebruik kan maken van het Conversation Starter platform. Aangezien je zelf beslist of je al dan niet een profiel aanmaakt op dit platform, beslis je ook zelf of je persoonlijke informatie deelt met deze partij. We raden je daarom aan om, voordat je dat doet, eerst hun privacyverklaring door te nemen. Zelf bezorgen we nooit jouw persoonsgegevens aan deze partij.

Daarnaast zijn er ook een hele reeks partners aanwezig op ons evenement. Ook zij ontvangen nooit persoonsgegevens van ons. Zij kunnen jouw gegevens uiteraard wel rechtstreeks bij jou opvragen tijdens het evenement.

Wat zijn je privacyrechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Als je persoonsgegevens door de Organisatoren worden verwerkt, dan beschik je – ten opzichte van elke Organisator – over volgende rechten:

· Recht op toegang tot de persoonsgegevens die we over jou bijhouden;

We zijn altijd bereid om jou een duidelijk en volledig overzicht te bezorgen van de persoonsgegevens die we tot dusver over jou verzameld hebben.

· Recht op rectificatie, vervollediging of update van jouw persoonsgegevens;

Zijn de gegevens die je met ons gedeeld hebt niet juist of intussen verouderd, dan kan ons altijd vragen ze aan te passen of te corrigeren. Je kan je gegevens trouwens ook altijd zelf aanpassen via Eventbrite.

· Recht op schrapping van jouw persoonsgegevens (het ‘recht om vergeten te worden’)

Voor zover we jouw persoonsgegevens niet bijhouden op basis van een wettelijke verplichting of om ons contract met jou uit te voeren, kan je ons altijd vragen de persoonsgegevens die je met ons gedeeld hebt opnieuw te verwijderen.

· Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

Het kan gebeuren dat we jouw gegevens tijdelijk niet meer mogen gebruiken, maar ook(nog) niet kunnen wissen. Dat kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer jij bezwaar aantekent tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang als onderneming. Zolang wij niet kunnen aantonen dat onze belangen opwegen tegen jouw individuele belangen mogen wij jouw gegevens niet gebruiken.

· Recht om jouw toestemming in te trekken;

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming, dan kan je die toestemming op een later ogenblik steeds terug intrekken.

· Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om ons te vragen om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere service provider, tenzij dit technisch onmogelijk is.

· Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Je hebt op ieder ogenblik de mogelijkheid om je te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor onze ‘direct marketing’ doeleinden (bijv. door jouw communicatievoorkeuren aan te passen), wanneer deze gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang als onderneming.

Je kan jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen door contact met ons op te nemen via dpo@teamleader.eu. Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden en uiterlijk één maand nadat we jouw verzoek ontvangen hebben.

Wil je jouw recht op toegang, recht op rectificatie, recht op schrapping of recht op overdraagbaarheid uitoefenen? Dan zijn wij genoodzaakt om eerst jouw identiteit te verifiëren. We willen uiteraard geen persoonlijke informatie vrijgeven zonder zeker te zijn dat jij het bent. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen ter bevestiging.

Niet tevreden over hoe we met jouw gegevens omgaan?

Indien je opmerkingen of klachten hebt over de wijze waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, vragen wij jou om deze eerst aan ons te melden. Dat kan door een mail met jouw klacht te sturen naar dpo@teamleader.eu. Op die manier kunnen we in onderling overleg tot een oplossing komen.

Ben je na deze melding nog steeds niet tevreden? Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor Nederland: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen?

Stuur een mailtje naar dpo@teamleader.eu. Onze Data Protection Officer neemt graag de tijd om jouw vragen rond privacy te beantwoorden.